Massimizzare il proprio tempo: penna e app

In quest’epoca digitale siamo talmente bombardati di informazioni da ogni angolo, che a volte e’ complesso creare priorita’ e tenere il tempo sotto controllo.

Troppe e-mail, troppi eventi e il tempo sembra sempre non bastare mai.

Che strumenti utlizzate per massimizzare il tempo sul lavoro e nella vostra vita privata?

In quest’articolo vi rivelo i miei piccoli segreti e sarei felice che nei commenti mi svelaste i vostri.

Io creo da sempre liste di tutti i tipi: liste pro e contro o le liste delle priorita’.

Le persone piu’ strutturate lo fanno in autonomia, altri hanno bisogno di vederle in forma grafica.

Il fascino della tradizione

Per chi ama la carta e il rumore della matita o della penna nel mettere nero su bianco idee..tenete sempre un piccolo taccuino con voi!

I piu’ fantasiosi potranno sbizzarrirsi con colori e calligrafie ricercate.

I principali aspetti negativi di questa soluzione sono:

  • la portabilità;
  • la condivisione.

Infatti bisogna avere sempre il taccuino con sè e la condivione richiede di strappare la pagina o comunicare verbalmente il contenuto.

La praticita’ del digitale

Per chi ama avere soluzioni digitali ci sono molteplici strumenti e applicazioni, che permettono di organizzare i proprio pensieri.

I-Pad Pen

Con un’i-Pad Pen si puo’ scrivere sull’i-Pad usando la penna digitale e convertite direttamente i contenuti in formato digitale, in quanto i caratteri verranno riconosciuti.

Questa soluzione e’ ideale per chi preferisce lo scrivere, al digitare sulla tastiera.

Si tratta di una soluzione ibrida e permette di sfruttare gli aspetti positivi della digitalita’ e della manualita’.

Google Keep

In quanto ad applicazioni trovo molto pratico l’utilizzo di google keep per PC o Smart phone.

Quest’app è ideale per creare:

  • liste della spesa;
  • liste dei bagagli per viaggi;
  • post-it “digitali” di idee o cose di uso quotidiano (dimensione delle lenzuola etc.).

Ogni post-it ha un titolo e il contento puó essere organizzato per punti da spuntare o in testo continuo.

Si possono anche creare post condivisi con altri utenti e le liste si aggiornano in tempo reale e le si puó consulare anche ad anni di distanza.

Trello

Quest’app disponibile per PC e Smart phone crea kan-ban digitali i cui i blocchi di attivita’ da svolgere sono tematiche e hanno un’organizzazione temporale.

Questo tipo di tecniche di gestione del lavoro è utilizzata principalmente in ambienti tecnici ed è stata ideata in Giappone, un paese sempre estremamente all’avanguardia in termini di tecnologie e uso delle risorse.

Quest’app è ideale per creare:

  • flussi di attività personali;
  • progetti condivisi.

Chat MS Teams / Yammer / Slack

Creano una sorta di bacheche in cui si possono “seguire” le discussioni a cascata.

Questo è ideale per:

  • limitare e-mail superflue in un un gruppo;
  • avere un ordine cronologico delle informazioni e comprendere l’evoluzione di un argomento;
  • organizzare persone e idee con un ordine cronologico.

MS Notes

Quest’app di Microsoft e’ un’agenda digitale in cui si possono creare capitoli condivisi con altre persone o organizzare le proprie idee.

Quest’app disponibile per PC e Smartphone è l’ideale per:

  • creare protocolli di riunioni da condividere in un gruppo di una conferenza Skype per e-mail o nell’app;
  • creare un’agenda personale di cose fatte o da fare;
  • creare memorandum o collage “incollando” email/immagini rilevanti.

E una volta spuntate le liste e messo da parte i telefoni godetevi la magia di un cielo terso e dell’aria aperta.

Una mente fresca è la migliore prerogativa per pensare e organizzare in modo efficiente!